A - CoC (chain of custody) yönetim sistemi nedir?
B - CoC yönetim sisteminin ve belgelendirmesinin amacı nedir?
C - FSC kimdir? Nasıl ve ne zaman oluşmuştur? Üyeleri kimlerdir?
D - FSC belgesinin faydaları.
E - FSC Koruma ve Gözetim Zinciri Sisteminin Uygulama Aşamaları.
F - Denetçi Tarafından Talep Edilecek Kayıtlar.
G - CoC Belgelendirme Süreci. 

A - CoC (chain of custody) yönetim sistemi nedir?

• CoC – Koruma ve Gözetim Zinciri, ham maddenin ormandan tüketiciye ulaşana kadar ki; işleme, dönüştürme, imalat ve dağıtım gibi tüm başarılı safhalarını içine alan bir yönetim sistemidir.
• Müşteri perspektifiyle bakıldığında, firmada CoC standartlarının uygulanıyor olması firma tarafından bu aşamaların başarıyla yerine getirildiğinin bir taahütüdür.
• CoC’yi ISO 9001 ve benzeri yönetim sistemleri ile benzeştirebiliriz. Ancak orman ve orman ürünleri üreten, kullanan ve tedarik eden firmalara yönelik hazırlanmış bir standart olduğunu unutmamak gerekir.

B - CoC yönetim sisteminin ve belgelendirmesinin amacı nedir?

• CoC belgelendirmesi, belgeli orman ürünlerinin yine belgeli, iyi yönetilmiş (well-managed) ürünlerden meydana geldiğini ve bazı sıkı kontroller altında uygulanan (%) etiketleme yöntemi hariç tutulduğunda, bu ürünlerin tedarik zincirinin herhangi bir aşamasında belgeli olmayan orman ürünleri ile karışmayarak üretildiğini sağlamayı amaçlar.
• Şu anda dünyada bir orman ürünün iyi yönetilmiş bir kaynaktan sağlandığını göstermenin en geçerli yolu, CoC yönetim sistemini kurmak ve işletmek ve bu yönetim sistemini akredite ve bağımsız bir belgelendirme kuruluşu vasıtasıyla belgelendirmekten geçmektedir.
• Bu sektör şemsiyesi altında faaliyet gösteren firmalar için müşterilerine ve/veya 3. taraflara bu hususlara göre çalıştığını göstermenin bir yolu olarak CoC belgelendirmesine olan talep tüm dünyada gözle görülür biçimde artmaktadır. 

C - FSC kimdir? Nasıl ve ne zaman oluşmuştur? Üyeleri kimlerdir?

• FSC, uluslar arası Forest Stewardship Council örgütünün baş harflerinden oluşmaktadır.
• Dünyada bağımsız ve akredite CoC programlarını (belgelendirmesi) yürüten, bünyesinde farklı kesimlerden gelen çevre ve sosyal örgütlerini, ahşap ve orman ürünleri konusunda faaliyet gösteren firma temsilcilerini, bazı ahşap birliklerini, orman ürünleri belgelendirmesi yapan kuruluşları barındıran kar amacı gütmeyen bir sivil oluşumdur.
• Ana kuruluş amacı tüm dünyadaki orman kaynaklarının doğru şekilde idare edilmesini sağlamak, bununla ilgili metotları belirlemek, standartları tarif edip bu standartların dünya genelindeki orman endüstrisi şemsiyesi altına giren tüm kuruluşları kapsayacak şekilde uygulandığını bağımsız ve akredite kuruluşlar vasıtasıyla denetlemek ve izlemektir.    
• FSC’ nin ilk oluşum tarihi 1990’lara dayanmaktadır. Bir grup ahşap üreticisi, kullanıcısı, çeşitli çevre ve sosyal sivil toplum örgütü temsilcilerinin bir araya gelmesi ile ilk toplantısını California, ABD’de yapmıştır.
• 1990–1993 arasında geçen sürede, bütün türlerdeki doğal ormanları kapsayacak, dünya çapında bir belgelendirme ve akreditasyon sisteminin ve bunlarla ilgili standartların oluşturulması ve geliştirilmesi sağlayacak çalışmalar yapılmıştır.
• Merkezi ve sekretaryası Bonn, Almanya’dadır.
  

D - FSC belgesinin faydaları

• FSC belgesi sayesinde FSC markasını ve etiketlerini kullanma hakkına sahip olmak ve bu şekilde ürünlerin yasal ve iyi idare edilmiş kaynaklardan geldiğini gösterebilmek.
• Mevcut orman ürünlerinin yasal olduğunun göstergesi
• Uluslar arası tanınma ve prestij göstergesi
• Gelecek nesillere ormanların sağlıklı bir şekilde devredilmesi

FSC belgesi ne demektir ve kimler bu belgeyi vermeye yetkilidir?

• FSC belgesi, orman ürünleri üreten, işleyen, dağıtımını yapan veya dönüştüren bir firmada CoC (koruma ve gözetim zinciri) yönetim sisteminin uygulandığını göstermek amacıyla FSC tarafından akredite edilmiş, bağımsız belgelendirme kuruluşları tarafından ilgili FSC standardına göre yapılan denetimler sonucunda firmaya verilen belgedir.
• FSC’ nin kendisi firmalara bu denetimi yapmayarak, kendi koyduğu standartlar ve gereklilikler arasındaki bağımsızlığını korumaktadır.
• FSC, akredite ettiği belgelendirme kuruluşları tarafından yayımlanan belgeleri aylık dönemlerde kendi web sitesinde duyurmaktadır.
• BM TRADA Certification FSC tarafından akredite edilmiş bir belgelendirme kuruluşudur. Ve FSC belgesini vermeye yetkilidir.

 E - FSC Koruma ve Gözetim Zinciri Sisteminin Uygulama Aşamaları 

Kritik Kontrol Noktaları (KKO)

CoC yönetim sistemini uygulamak isteyen bir organizasyonun ilk yapması gereken bütün kritik kontrol noktaların öncelikle tespit etmektir. KKO, belgeli ürünlerle belgeli olmayan ürünlerin birbirine karışma risklerinin olduğu noktalardır. Bütün bu noktalar kontrol altına alınarak karışımın olmayacağı garanti edilmelidir. KKO genellikle aşağıdaki hususlarda oluşabilir:

• Ham madde satın alımında
• Mal kabul (girdi alım kısmı)
• Üretim kontrolü
• Bitmiş nihai ürün stoklarında
• Satış kısmında

Kritik kontrol noktalarında oluşabilecek bu karışımı önlemek için ürün tanımlamasını yapmak, uygun dokümantasyon yapısını oluşturmak ve personelin ihtiyaç duyduğu eğitimleri sağlamak gerekmektedir.

Ürün Tanımlama

• Belgeli ve belgeli olmayan ürünlerin birbirlerine karışmasını önlemenin en kolay yollarında biri ürünün net olarak kimliğinin tespit edilmesi ve tanımlanmasıdır.
• Belgeli ormandan/kaynaktan gelen ürünlerin net olarak tanımlanmalı ve bununlar ilgili metodu gösteren ve kontrol eden bir prosedür oluşturarak.
• Belgeli bir kaynaktan gelen bitmiş veya halen üretilmekte olan ürünleri izlemek için özel bir izleme/kodlama sistemi oluşturarak.
• Üretim akışı esnasından belgeli olan veya olmayan ürünler üretim bandın fiziksel bir yola veya zamanında ayrıştırarak.
  

Dokümantasyon
Dokümantasyon CoC sisteminin en temel parçalarından biridir.

• Satın alma, taşıma, depolama, fiş, fatura, makbuz gibi belgeli ürünlere ait olan bütün kayıtların tutulması. Firmanın geriye dönük min. 1 yıllık bir çalışma yaparak satın aldığı ve üretiminde kullandığı tüm orman ve türevi ürünlerinin kayıtlarına ulaşması ve saklaması.
• Tanımlanmış tüm kritik kontrol süreçlerinin uygulamasını tarif eden dokümante edilmiş prosedürlerin oluşturulması gerekmektedir.
• Giren malların hangi kaynaktan ve ne miktarlarda geldiğini gösteren ve hangi miktarlarda ve sayıda mamulün üretildiğini gösteren tam ve doğru üretim kayıtları tutulması ve saklanması gerekmektedir.

Eğitim
Sistemin etkin bir şekilde çalışmasının sağlanabilmesi için tüm personelin gerekli sistem eğitimlerini almış olması gerekmektedir.

• CoC yönetim sisteminin uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması için sorumlu ve yetkilendirilmiş bir yönetim temsilcisinin tanımlanmış olması gerekmektedir.
• Bütün çalışanların CoC sistemi içerisindeki sorumluluklarının bilincinde olması gerekmektedir. Bu görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli tüm eğitimleri almış olmaları gerekir.
• Mevcut eğitim ve personel bilgilerinin ve tecrübelerinin yer aldığı kayıtları oluşturulmalı, ilgili operasyonlarda kalifiye elemanlarını çalıştığı personel kayıtlar ve verilen eğitimlerle gösterilebilmeli ve ilave eğitim ihtiyacı belli bir periyot dahilinde tespit edilmeli.

F - Denetçi Tarafından Talep Edilecek Kayıtlar 

• Doğru bir şekilde kayıt tutmak CoC sistemi açısından çok önemlidir. Bütün kayıtlar okunabilir, ulaşılabilir ve doğru hazırlanmış olmalıdırlar. Denetçiler tarafından özellikle bakılabilecek kayıtlar;
• İlgili operasyonel faaliyetlere yönelik olarak hazırlanmış, ürün tanımlama, dosyalama, depolama, satınalma ile ilgili tüm prosedürler ve ilgili kayıtları
• CoC yönetim sistemini ilgilendiren tüm kayıtlar minimum 5 yıl saklanmalıdır.
• Aşağıda belirtilen kayıtların sürekliliği sağlanmalıdır;
• Satınalma, satınalma sipariş emirleri, kontratlar, sözleşmeler, faturalar ve onaylanmış tedarikçi listeleri
• Mal kabul notları, teslimat formları
• Ham madde ve bitmiş ürün stokları ile ilgili kayıtlar
• Üretim ile ilgili kayıtlar
• Talep, teklif formları, faturalar
• CoC sisteminin en önemli kısımlarından birisi de satın alınan belgeli ürünlerin miktarı ve satılan belgeli ürün miktarıdır. Bununla ilgili kayıtlar;
• Her bir tedarikçiden alınan ham madde, ara mamul maddesinin miktarı ve de her bir madde için toplam alım miktarı.
• Belgeli ürünlerin tüm satış detayları, her bir müşteriye satılan belgeli ürün miktarı ve sayısı artı toplam ürün başına satış miktarı.
• Her 6 ayda bir her bir ürün için özet çalışmalar yapılmalıdır.

G - CoC Belgelendirme Süreci

Başvuru
Talep formunda belirtilen kısımlar firma tarafından eksiksiz doldurulduktan sonra bir fiyat teklifi hazırlanır ve müşteriye sunulur. Ardından karşılıklı olarak bir sözleşme imzalandıktan sonra bir denetim tarihi tespit edilir.

Denetim

Açılış Toplantısı
Denetçi denetim ile ilgili süreci kısaca anlattıktan sonra CoC sisteminin kapsamını tayin eder

Denetim Süreci
Aşağıdaki süreçlerden oluşmaktadır;

• Girdi Alım, Mal Kabul
• Satın alma departmanı ziyaret edilir
• Dokümantasyonun ve kayıtların gözden geçirilmesi ve kontrolü
• Gelen hammadde ve ürünlerin fatura, ölçü ve ilgili kayıtlarına bakılması
• Gelen hammaddelerin depolama koşulları, depo içerisindeki lokasyonları da dahil olmak üzere kontrol edilerek bakılması.
• Girdi kontrolünün CoC sistemi çerçevesinde değerlendirilmesi
  
  
• Üretim Süreci
• Belgeli olan ürünler ile belgeli olmayan ürünlerin karışımının önlenmesine yönelik yapılan risk kontrolünün denetlenmesi.
• Uygulanmakta olan kontrol sistemlerinin değerlendirilmesi.
• İşleme, sınıflandırma ve ambalajlama sürecinin tanımlanması ve kontrolünün denetlenmesi
  
  
• Çıktı
• Depodaki ayrıştırılmış veya tanımlanmış belgeli ürünler
• Etiketleme ve sevk
• Satış departmanı

Rapor ve Belgenin Yayımlanması
Denetim raporu hazırlandıktan sonra BM Trada merkez ofis tarafından incelenir. Ardından herhangi bir uygunsuzluğa rastlanmadı ise CoC yönetim sistemi FSC sertifikası yayınlanır.

Gözetim denetimleri
Gözetim denetimleri yılda en az bir kere olmak üzere yapılmaktadır.

• FSC belgesi 5 yıl geçerliliği olan bir belgedir.

İlgili standartlar:
FSC STD-40-004 (Companies suppliying and manufacturing FSC certified products)
FSC STD-40-005 (FSC standart for non FSC-certified controlled wood)
FSC STD-40-201 (FSC on-product labelling requirements)